信息和隐私权

信息和隐私权

im体育软件(JCU)承担其义务 《im体育平台》 (《im体育平台》)和 2009年昆士兰信息隐私法案 (《im体育软件》).

RTI法案为公众提供了一种合法的可执行的权利,以获取JCU所持有的包含非个人信息的信息和文件,除非有必要, 总而言之, 违背公共利益.

《im体育平台》为个人提供了一种可依法执行的访问权, 和修改, 所持有的个人资料, 除非这样, 总而言之, 违背公共利益.

联合咨询组开发了与这些法案有关的一些资源, 以下连结可连结到相关网页:

资料私隐声明

收集、使用和披露个人信息

目的

JCU致力于保护个人隐私,并认识到教职员工和学生有合理的期望,大学将保护和适当管理其持有的关于他们的个人信息. 《im体育平台》中的《im体育平台》为JCU收集的或提供给JCU的个人信息的使用和管理制定了标准.

这个集合, 使用和披露声明解释了JCU如何和为什么收集, 使用和披露个人信息. 它应该与JCU一起阅读 资料私隐政策 及其相关程序. 该声明提供了收集个人信息类型的例子, 这些个人资料是如何使用的? JCU将在何时披露这些个人资料. 不是每一个集合的例子, 个人信息的使用和披露可能包含在本声明中.

为什么JCU会收集个人信息

JCU收集个人信息, 包括敏感信息, about prospective and current students; parents, guardians and care-providers; next of kin; staff; alumni; volunteers; and contractors. 收集这些资料的总体目的是:

  • 使学院能够提供教育、研究和其他服务;
  • 满足大学更广泛的功能需要, 包括财务管理, legal accountability and national reporting requirements; and
  • 符合立法或外部政府机构的要求.

JCU如何收集个人信息

JCU采取一切合理措施,确保所收集的个人资料是:

  • 对大学的宗旨来说是必要和合法的;
  • 与收藏目的相关的;
  • Collected in a fair way, without unreasonable intrusion; and
  • 尽可能更新、完整和安全.

JCU首选的个人信息来源是相关的个人. 然而,还有其他重要的个人信息来源,可能包括:

学生信息

  • 学校, 昆士兰大学招生中心(QTAC), 其继承者和等效的州际和海外机构;
  • Other tertiary institutions; and
  • 资讯科技纪录.

员工信息

  • 由未来工作人员和现任工作人员提名的前雇主和推荐人;
  • 学术评审;
  • 外部和内部医疗和康复文件;
  • 晋升和业绩审查评估;
  • 资讯科技纪录; and
  • 学生及教职员的意见.

JCU在哪里从第三方收集个人的个人信息, 它将采取一切合理的步骤,以确保个人已经知道收集.

使用和披露您的个人信息

JCU将采取一切合理措施确保个人信息不被丢失, 未经授权的访问, 修改或披露, 以及其他滥用,如果不再需要个人信息,将会销毁或永久取消其身份.

由JCU收集和持有的个人信息,只会被大学雇用或聘用的人员在履行职责的需要下,以符合最初宗旨的方式访问和使用.

在知识产权法允许的情况下,信息可以被使用或披露给大学以外的组织. 它也可以在某些情况下用于或披露次要目的,但只有在以下情况下:

  • The secondary purpose is directly related to the primary purpose of 集合 and the individual would reasonably expect the use or disclosure of the information for the secondary purpose; or
  • 大学有理由相信,使用或披露信息对于减少或防止对个人生命的严重和迫在眉睫的威胁是必要的, 健康 or 安全 or a serious threat to public 健康 or public 安全; or
  • 学校有理由怀疑非法活动, 正在或可能正在从事, 及使用或披露个人资料,作为调查有关事项或向有关人士报告所关注事项的必要部分, authorities or agencies; or
  • 使用或披露是法律要求或明确授权的.

个人信息, 包括敏感信息和健康信息, 可用于下列用途:

学生个人信息

学生的个人资料是为提供教育及辅助服务而收集的, 根据移民法规定的政府立法要求, 税收行为, 昆士兰教育法案和联邦教育法案.

从潜在学生收集的个人信息将被记录下来,用于营销和招聘活动. 大学也收集, 链接和分析学生入学情况, 性能和系统活动和使用数据, 预测分析的目的是提高我们对学生需求的理解, 为了支持学生.

JCU处理学生入学信息, 招生, 进展, 毕业和学生获得学术和支持服务, 这些信息将保存在学生管理系统和电子学术. 根据ICT可接受使用政策, 大学可监察学生使用资讯科技系统的情况,以决定是否适当使用. 该大学还使用记录与以前和将来的学生保持联系. 学生记录可能包括:

  • 个人资料,包括出生日期, 邮政, 学期时间和永久家庭住址, 个人电子邮件地址, 家庭和移动电话号码, 签名, 近亲和紧急联系信息;
  • 应用程序, 入学, 招生, 课程管理, 进展和评估, 信用转帐, 上诉和出席记录;
  • 学习成绩和实习经历(e.g. 临床及工业实习)、考试及评估(包括职系);
  • 学术诚信、不端行为、申诉、行为准则事项、学生投诉和不满;
  • 申请及颁发奖项, 研究援助, 奖学金和助学金包括确认澳大利亚和海外奖学金/助学金机构的出勤率和表现;
  • 与学校有合作关系的国际教育代理机构可提供个人信息,以协助其学生的管理和行政工作;
  • 毕业记录,专业认证,包括毕业后的成果;
  • 有关费用的财务资料, 押记及债务, 和/或HECS-HELP或FEE-HELP对账单(包括税务档案编号和银行账户/信用卡和/或借记卡详细信息);
  • 特定课程的资格和地位(e.g. 持有蓝卡、免疫接种记录、体能训练、急救);
  • 使用大学的服务和设施(e.g. 图书馆,信息通信技术,宿舍);
  • 个人福利记录.g. 保健、残疾、医疗、咨询事务);
  • 职业咨询记录;
  • 股权信息、社会经济群体和教育背景;
  • 学生选举名册;
  • 委员会成员;
  • 照片, 录像和录音,以协助大学提供服务.g. 身份证照片, 课程的视频和语音捕捉,以帮助学生学习(通过LearnJCU或媒体Site提供课程), 为保安及预防犯罪而设的闭路电视影像;
  • 有时学校会在校园内拍摄照片,以作市场推广和出版之用. 如果您反对使用您的形象, 你应该在拍摄的时候通知摄影师, 或者图片已经发布了, contact the 隐私 Officer; and
  • 其他与学生有关的事宜.

学生档案会根据 大学部门保留和处置计划经昆士兰州档案管理员批准.

学生档案中的信息可能会在校外披露, 法律要求或授权时, 例如:

  • 在有公共记录的地方(例如.g. 授予的奖项-大学会根据你的个人情况,确认你是否获得了授予未来雇主的奖项);
  • 如在专业规管团体的注册规定(例如.g. 国家医学委员会、教学管理机构);
  • 凡根据法例或法定条文(例如.g. 请求, 澳大利亚税务局或其他根据法律或法规成立的政府机构/部门);
  • 有适当的书面证据表明该个人已同意披露;
  • 在收集时发出的隐私通知就披露的通常做法向个人提出建议;
  • 法律规定或授权披露的情况(例如, 法院命令或传票, 披露的立法义务);
  • 在哪些情况下,为了管理或减轻对一个人生命的严重威胁,披露信息是必要的, 健康, 安全, 或福利, 或者公共卫生, 安全或福利;
  • 为调查或执行刑事事项或其他执法事项而需要披露的;
  • 昆士兰大学招生中心(QTAC)和同等的州际/海外机构,包括为申请目的通过自动成绩传输服务(ARTs)交换信息, 入学和注册;
  • 事实资料(姓名、地址等.)向詹姆士·库克大学学生会和学生团体提供服务,让他们管理自己的会员;
  • 在学生转往新院校的过程中,须向其他专上院校或有关机构提供学业进度资料;
  • 个人及入学信息, 包括学业成绩, 在有关院校进行跨院校学习的学生,按要求向有关院校确认其入学或学历;
  • 个人资料送交大学聘用的有关机构以提供追债服务;
  • 法定, 统计, 调查问卷返回, 在录取程序完成后,或在你的学习或毕业期间,提供给JCU或其他相关利益相关方或政府机构的个人和入学信息,以供研究/学习之用;
  • 向提供服务的第三方提供个人信息.g. 托管解决方案或调查)或代表JCU行事,如果JCU和服务提供商之间有法律约束力的协议或合同,要求遵守知识产权法中包含的信息隐私原则;
  • 向雇主提供学徒训练学生的个人资料(包括相片)及入学资料(包括学业成绩);
  • 参加工作的学生的个人信息(包括照片)和入学信息(包括学业成绩), 到相关机构担任专业或临床职位;
  • Various professional bodies where a course requires professional accreditation; and
  • 符合法律规定的其他机构.

员工个人资料

收集本部同样高品质, 储存及使用员工个人资料,以执行人力资源管理职能及提高教与学的质素. 学校有义务维护员工的个人信息.g. 机构调查数据, 工作经历, 与现任和前任有关的工资和退休金信息, 连续雇员和定期雇员(临时雇员和临时雇员).

员工个人记录可能包括:

  • 个人资料,包括出生日期, 邮政, 学期时间和永久家庭住址, 个人电子邮件地址, 家庭和移动电话号码, 签名, 近亲和紧急联络人;
  • 与招聘、甄选及委任有关的聘用纪录(e.g. 申请,简历,推荐信),开始和停止工作记录;
  • 财务和业务记录,如工资和退休金, 包括银行账户信息, 税务档案号, 薪酬包装及其他福利;
  • 请假、出勤和疾病记录;
  • 签证、护照和居留证件(如有需要);
  • 一般就业管理,如绩效管理和评估, 试用及晋升, 临时提高关税, 重新部署和借调;
  • 向工作人员提供服务和一般行政;
  • 资讯科技纪录, 如内部电话和外部电话, 电子邮件和互联网活动记录;
  • 员工发展和培训记录,包括差旅和学习支持援助;
  • 健康和安全记录,包括健康和福利事项;
  • 员工投诉、纪律、申诉和投诉;
  • 股票信息;
  • 研究成果、发表记录、研究和参与商业咨询;
  • 补助金、资助奖、荣誉及认可;
  • 意外及受伤,包括赔偿及康复安排
  • 使用和获得旅行等服务, 大学车辆, 健康, 图书馆和信息技术;
  • 工作人员选举的选举名册;
  • Membership of university committees; and
  • 照片, 录像和录音,以协助大学提供服务.g. 身份证照片, 课程的视频和语音捕捉,以帮助学生学习(通过LearnJCU或媒体Site提供课程), 为保安及预防犯罪而设的闭路电视影像;
  • 机构调查数据;
  • 其他与雇员有关的事宜.

员工记录按本条例保存不同时期 大学部门保留和处置计划经昆士兰州档案管理员批准.

根据ICT可接受使用政策, 大学可监察教职员使用资讯科技系统的情况.

第三方个人信息

JCU与当地社区有联系, 业务, 与大学核心职能(研究)有关或支持的工业和专业组织, 教学)或辅助服务或活动, 如:

  • 咨询、保健、设施或图书馆服务的使用者;
  • 参与研究的合作者或分包商;
  • 研究参与者记录;
  • 顾问或承建商;
  • 捐助者或奖学金提供者;
  • 营销记录,包括营销活动参与者的记录;
  • 外部委员会成员,联系方式和个人信息;
  • 校友 and Convocation members; and
  • 其他与第三方有关的事项.

第三方记录将根据 大学部门保留和处置计划经昆士兰州档案管理员批准.

研究参与者的个人信息

为研究项目收集的个人信息的类型将根据研究的主题而有所不同. 在研究中收集或使用他人的个人信息之前,研究人员必须通过JCU人类研究伦理委员会的批准 研究服务处.

研究人员和相关的部门/学院有责任确保遵守《im体育平台》中的信息私隐原则. 个人信息应妥善保存,仅限研究团队成员使用, 资助机构, 如果合适的话, 以及协助或监督研究团队的工作人员. 研究人员应寻求将为研究目的提供个人信息的个人的知情书面同意,并保留该同意的记录.

研究记录被保留在不同的时期根据 大学部门保留和处置计划,如昆士兰州档案管理员批准的其他要求.

电子信息

JCU的信息系统正常运行, 处理和存储大量的个人和业务相关信息. 这些记录可能与前任和现任员工、学生和第三方有关. 用于行政报告的目的, 大学会整理电子通讯的特定统计资料.

JCU的web代理服务器记录学生和教职员工的使用情况,并记录以下与学生和教职员工有关的信息,以供统计, 学习支持, 监测适当的使用和成本回收目的:

  • 申请学生或职员的登入编号及IP地址;
  • 向网站提出要求的日期、时间和期限;
  • The URLs of sites visited by the student or staff member when browsing off campus; and
  • 下载的页面和文档的url和大小.

JCU的web服务器记录使用情况,并记录以下与招生外部访客有关的信息, 统计和成本回收目的:

  • 请求外部访问者的IP地址;
  • 访问的日期和时间;
  • 访问的页面;
  • 访问的状态和大小;
  • The login ID for pages where authentication is required to access restricted information; and
  • 请求外部访问者的浏览器、版本和操作系统.

JCU的邮件服务器记录学生和教职员工的使用情况,并记录以下信息,用于统计和成本回收:

  • The sender and receiver addresses; and
  • 接收到的消息的大小和传递的延迟时间.

JCU的电话系统记录了以下关于校外呼出电话的信息,用于统计和成本回收:

  • 学生或教职员的电话号码;
  • The call duration and dialled number; and
  • 电话的日期和时间.

当您通过我们的网站或使用在线表单或其他基于web的系统发送电子邮件给我们时,JCU也可能记录您的信息.

为了内部管理的目的,JCU可能会监控其网站,并使用分析(例如.g. 谷歌分析收集im体育软件的网站如何使用的统计数据. 网络cookie是指当用户访问某个网站时,在浏览器进行数据交换时,由浏览器发送到用户硬盘上的一小串文本. cookie允许网站在您的机器上存储信息,并在以后检索它. 一些大学网站和系统中可能存在cookies和跟踪,目的是:

  • 为网站或系统创建匿名用户统计和分析;
  • 跨多个页面管理事务;
  • Authenticate you to systems and keeping you logged into those systems; and
  • 记住你的喜好.

谷歌Analytics也使用cookie. 由cookie生成的有关您使用我们网站的信息可能会传输到谷歌,并由谷歌存储在位于澳大利亚以外的服务器上. 没有个人身份信息被记录或提供给谷歌.

一些大学网页也可能包含来自非大学网站的嵌入内容, 这些网站也可能包含cookie. 你应该参考那些非大学网站的隐私政策. 大学网站也可以提供链接到JCU网站域之外的网站. 大学网站不对内容负责, 此类外部网站的Cookies或隐私措施.

JCU的财务系统也很好, 处理及储存个人资料,以支援大学的正常业务运作. 有关财务管理和业务运作的主要信息只涉及大学与客户之间的财务交易, 供应商和承包商,因此将只包含少量的个人信息. 储存在财务记录中的信息种类包括:

  • 与电子支付帐户有关的名称、地址及银行帐户资料;
  • 应收、应付帐款记录,包括债权人、债务人的姓名;
  • 与业务操作或方便管理有关的客户记录.g. 宿舍;
  • 承办商和顾问的记录;
  • 有关向大学提供或由大学提供的专业服务的记录;
  • Tender information and documents; and
  • 用于管理合同履行情况的信息,包括处理和核算支出, 收入, 资产, 负债, 规定, 储备, 根据《im体育平台》和《im体育软件》规定的员工报销和生活保障.

财务记录在不同时期根据 大学部门保留和处置计划, 以及其他要求,如2009年财务和绩效管理标准.

下列人员/其他人可查阅财务记录:

  • 昆士兰审计署的外聘审计员;
  • JCU’s internal auditors; and
  • 行政及高级学术及行政人员.

JCU采取一切预防措施保护数据不丢失, 滥用, 未经授权的查阅或披露, 变更, 或破坏. 然而,通过互联网传输信息存在着固有的风险. 因此,学生和教职员在决定是否以电子方式向大学传送资料时,应自行评估其资料保安的潜在风险. 如欲索取更多资料,请电邮至 secretariat@tinaalnaes.com

JCU可能会不时地更新它的 资料私隐政策 和/或集合, 使用和披露声明,以确保它们仍然适用于不断变化的法律, 科技和大学环境.